Akten-Client

Ergonomischer Full-Client für IBM Content Manager mit vielen zusätzlichen Funktionen
Der Akten-Client ist ein Client für den IBM Content Manager, der in Zusammenarbeit mit einem Kunden aus dem Bereich der Verwaltung konzipiert und entwickelt wurde. Die Ergonomie und zusätzlichen Funktionalitäten wurden optimal an die Bedürfnisse der Sachbearbeitung angepasst. Die umfangreiche Konfigurierbarkeit des Akten-Clients, die für den Einsatz in verschiedenen Umgebungen wichtig ist, war ein wichtiger Faktor bei der Planung.

Der Akten-Client wurde speziell für die Aktensachbearbeitung im Zusammenspiel mit dem IBM Content Manager konzipiert. Neben den Standardfunktionen, wie Recherchieren und Anzeigen von Dokumenten, wurden viele zusätzliche Funktionen realisiert.

Gesamtübersicht in der Trefferliste
Einheitliche Gesamtansicht über alle Trefferdokumente, auch wenn sie aus verschiedenen Elementtypen stammen.
Anzeige zusätzlicher Dokumenteigenschaften
Bereits in der Trefferliste wird angezeigt, ob Dokumente über qualifizierte Signaturen, Dokument-, Akten- oder Telefonnotizen, Kommentare oder Lesezeichen verfügen. Der Akten-Client kann ebenfalls anzeigen, welche Dokumente momentan von anderen Benutzern exklusiv geöffnet sind und welche Benutzer dies sind.
Lesezeichenfunktion
Lesezeichen ermöglichen das Markieren, Beschriften und gezielte Wiederauffinden von relevanten Seiten eines Dokuments. Die Inhalte der Lesezeichen können dabei bereits in in der Trefferliste angezeigt werden, ohne dass dafür das komplette Dokument übertragen werden muss.
Komfortable Navigation im Dokument
Zwischen den Kommentaren oder den Lesezeichen eines Dokuments kann komfortabel navigiert werden. Es ist z.B. möglich, jeweils zum nächsten oder vorherigen Kommentar oder Lesezeichen zu springen.
Telefon- und Aktennotizen
Im Akten-Client können zur aktuellen Akte Telefonnotizen mit konfigurierbarer Attributierung angelegt werden. Die Zugehörigkeit zur Akte ergibt sich aus dem Aktenzeichen des aktuell selektierten Dokuments. Weiterhin können Aktennotizen angelegt werden, realisiert in Form von weitergeführten Content Manager-Notizen am Aktennotiz-Dokument. Ein solches Aktennotiz-Dokument existiert nur einmal pro Akte und kann von jedem Dokument der Akte aus aufgerufen werden.
Offline-Modus
Außendienstmitarbeiter ohne direkten Zugriff auf das Archiv können sich ganze Akten im Vorfeld exportieren und diese dann später offline nutzen. Sämtliche Attribute, Kommentare und Lesezeichen sind verfügbar.
Drucken kompletter Akten
Der Akten-Client bietet die Möglichkeit, komplette Akten in Form eines einzigen Druckjobs zu drucken, was im Fall von gemeinsam genutzten Druckern eine Durchmischung mit anderen Druckjobs verhindert. Optional kann eine Paginierung der Seiten durchgeführt werden. Weiterhin kann der Anwender beim Druck entscheiden, ob Kommentare ebenfalls gedruckt werden sollen oder nicht.
Export von Dokumenten und Dokumentdaten
Der Akten-Client kann ausgewählte Elemente oder die gesamte Trefferliste inklusive aller Attribute zur Weiterverarbeitung in anderen Anwendungen (z.B. Microsoft Excel) in die Zwischenablage kopieren. Weiterhin können Dokumente mit zugehöriger Signatur- und Hashdatei als Basis der Prüfung der Gültigkeit der elektronischen Signatur, beispielsweise im Rahmen einer Revision, exportiert werden.
Dokumente vergleichen
Ein Vergleichsmodus ermöglicht das komfortable Vergleichen von zwei Dokumenten, die beide gleichzeitig auf dem Bildschirm angezeigt werden. In jedem Dokument kann individuell navigiert werden (Seitenwahl, Zoomfaktor, etc.).
Diverse Möglichkeiten zur Attributierung
Das Ändern von Attributwerten erfolgt beim Akten-Client, ohne dass das zugehörige Dokument vorher aus dem Archiv bezogen werden muss. Für jeden Elementtyp können attributabhängige „Globale Attributwertänderungen“ definiert werden, mit denen der Benutzer den Wert des vorgegebenen Attributs aller markierten Dokumente gleichzeitig ändern kann (z.B. das Aktenzeichen). Eine weitere Möglichkeit ist die „vordefinierte Attributwertänderung“, bei der ein bestimmtes Attribut aller markierten Dokumente auf vordefinierte Werte geändert wird (z.B. das Attribut „Status“ auf den Wert „erledigt“).

Für Attribute können sowohl für die Suche als auch bei der Attributierung Listen hinterlegt werden. Diese ermöglichen nicht nur eine bequeme Auswahl, sondern können auch die Eingabe nicht erwünschter Werte verhindern. Es ist außerdem möglich, bestimmte Attribute für die Änderung zu sperren, unabhängig von den Rechten des Benutzers.

Sogenannte „Trigger-Attribute“ bieten die Möglichkeit, eine Änderung eines zweiten Attributwerts in Abhängigkeit von einem ersten Attributwert zu konfigurieren, beispielsweise eine Dokumenttyp-Langbezeichnung in Abhängigkeit von der Dokumenttyp-Kurzbezeichnung. Dadurch bleibt die Logik von Attributwerten gewahrt, die voneinander abhängig sind.

Detaillierte Protokollierung
Der Akten-Client kann detaillierte Protokollierung von relevanten Benutzeraktionen durchführen, wie das Löschen eines Dokuments oder die Änderung von Attributwerten. Die Protokolldaten werden als Dokumente im Content Manager in einem eigenen Protokoll-Elementtyp abgelegt und können von berechtigten Mitarbeitern durchsucht und angezeigt werden.
Akten-Client

Steckbrief
  • Full-Client für IBM Content Manager-Archive mit zahlreichen zusätzlichen Funktionalitäten.
  • Fast alle Zusatzfunktionalitäten sind konfigurierbar und können in Abhängigkeit von der jeweiligen Benutzergruppe aktiviert oder deaktivert werden.
  • Zum Betrieb benötigt der Akten-Client einen installierten IBM Content Manager Client.

Weitere Informationen

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